Как использовать DIRECTUM для работы с Актами и Служебными записками в процессе передачи ВКР в Электронную библиотеку СПбПУ

Уважаемые координаторы!

Новый порядок передачи ВКР и НД в Электронную библиотеку СПбПУ ориентирован на удаленное взаимодействие по сети, документы передаются в основном в электронном виде. Взаимодействие выполняется в среде АС ВКР и в среде DIRECTUM . Там, где требуется юридическая значимость – по-прежнему с использованием документов на бумаге. Ниже приведены инструкции по новым функциям, появившимся в новой версии АС ВКР/НД.

1.      Подписание лицензионных договоров

Выполняются следующие шаги:

1.2 Автор (обучающийся) распечатывает лицензионный договор (ЛД), генерируемый в АС ВКР (текст ЛД в 2020 году изменен!). заполняет от руки персональные данные и подписывает – все на последней странице. Координатор также имеет возможность распечатать ЛД, чтобы затем вне АС ВКР (например, по e-mail) отправить документ обучающемуся, чтобы тот прислал скан ЛД или фотографию последней страницы.
1.3 Автор (обучающийся) загружает в АС ВКР PDF-файл со сканом всех страниц ЛД или JPG-файл с фотографией последней страницы ЛД. Загрузку файла со сканом или фотографией может сделать и координатор, когда получит файл от обучающегося.
1.4 Перед созданием (генерацией в АС ВКР) Акта приема-передачи координатор должен отметить, что ЛД получен и удален из АС ВКР.
1.5 Распечатанные электронные версии ЛД следует передать на подпись проректору по образовательной деятельности (можно ставить факсимиле). Электронную версию ЛД (с подписью и печатью университета) следует направить обучающемуся.
1.6 ЛД передаются на хранение в подразделение.

2.      Получение доступа в DIRECTUM 

2.1 Если у координатора нет доступа в DIRECTUM, следует обратиться за его получением. Для получения доступа к DIRECTUM необходимо отправить письмо на e-mail directum@spbstu.ru с адреса корпоративной почты с указанием Ф.И.О. (https://it.spbstu.ru/directum/) . Используйте для входа в DIRECTUM логин и пароль единой учебной записи СПбПУ, такие же как для личного кабинета и для АС ВКР.
2.2 Для запуска DIRECTUM необходимо воспользоваться ярлыком, который можно скачать по ссылке https://it.spbstu.ru/directum/. Для подключения из дома необходимо подключение по VPN - https://it.spbstu.ru/vpn/ (по вопросам подключения по VPN e-mail itt@spbstu.ru).
2.3 Если у вас есть доступ в DIRECTUM, то необходимо подключиться с помощью ярлыка и сообщить об этом на e-mail directum@spbstu.ru для настройки ЭП.
2.4 Для отправки служебной записки выбираем Компоненты -> Служебные записки (сейчас доступно создание служебной записки из шаблона или загрузка с диска, чтобы приложить другие документы необходимо перейти в папку Исходящие, открыть задачу, нажать на кнопку Разрешить изменения и добавить документы в область вложений).

3.      Подписание служебной записки для работ, имеющих коммерческую ценность

3.1 Координатор готовит служебную записку, прикладывает к ней заявление от автора и заявления от организации; все документы в соответствии с рекомендуемым шаблоном (на сайте ИБК). Передает документы уполномоченному от подразделения лицу, если сам не имеет доступа в DIRECTUM.
3.2 Служебная записка отправляется от имени руководителя подразделения уполномоченным лицом в DIRECTUM, аналогично другим служебным запискам, с уведомлением о подписании.
3.3 Служебная записка, согласованная с проректором, (с ЭП DIRECTUM ) передается координатору.

4.      Передача Акта приема-передачи

4.1 Координатор передает Акт, сгенерированный в АС ВКР, через DIRECTUM (см. п 2.4). Акт передается в виде документа в формате Word, не требуется подписывать и сканировать. Для работ, имеющих коммерческую ценность, прикладываются служебные записки (п.3).
4.2 Представитель ИБК получает Акт. При его одобрении (все ВКР переданы и соответствуют требованиям), от лица ИБК через DIRECTUM отправляется Акт (тот же файл). Если Акт не одобрен, то координатор через АС ВКР или другим способом получает от ИБК информацию о том, что следует изменить в Акте.

В дальнейшем обмен Актами будет выполняться в рамках одной задачи, для чего в DIRECTUM будет создан отдельный вид документа и типовой маршрут.

При возникновении проблем, обращайтесь, пожалуйста:

По работе в DIRECTUM - directum@spbstu.ru

По работе с АС ВКР/НД -  gladysheva_va@spbstu.ru